ИНТЕЛКОН

информационный порядок

+7 (495) 97-384-79

Автоматизация СРО. От чего зависит успех?

Данный материал подготовлен к круглому столу «Обеспечение информационной открытости СРО АУ: стандарты и технические решения», который состоялся 15 апреля в ТПП РФ, однако речь пойдет не о стандартах раскрытия информации и не о функциях программного обеспечения, а о подходе к процессу автоматизации саморегулируемой организации.

Деятельность нашего коллектива по разработке информационных продуктов для саморегулируемых организаций  началась в конце 2009 – начале 2010 года. За 5 лет в сфере саморегулирования  мы провели 58 внедрений программного обеспечения из которых 54 проведены с положительным результатом и 4 с отрицательным, т.е. либо заказчик, либо мы, как разработчик не получили желаемого эффекта. 

Именно ошибки дают нам наиболее ценный опыт и сегодня, анализируя успехи и неудачи, мы поделимся опытом нашей компании. Уверены, это поможет многим успешно внедрить новые информационные продукты в  свою повседневную работу. 

Наверняка вам знакомы случаи, когда в одной организации самые простые нововведения буксуют месяцами, а в другой последовательно и в разумные сроки внедряются очень сложные проекты;  случаи, когда эффект от применения современных технологий не виден и затраты кажутся бессмысленными. Наш опыт показывает, что три главные компонента решающим образом влияют на то, станет внедрение современных цифровых технологий головной болью и суетой для всех работников, или приведет предприятие к управленческому и экономическому росту. 


1. Целеполагание

Принимая решение об автоматизации, руководитель должен точно сформулировать главные цели  и определить конкретные задачи, которые должны быть решены в процессе.  



Без определенности процесс превратится в броуновское движение с лозунгом «Нас невозможно сбить с пути, нам все равно, куда идти!», и это, пожалуй, самая главная ошибка и самая главная беда: отсутствие четкого представления у ответственных работников, чего они хотят достичь. 



Формулируя для себя цель, не ставьте во главу желание «Идти в ногу с прогрессом». Лучше купите крутой электронный гаджет и получайте удовольствие от владения им. 

Единственная цель, которая действительно оправдывает затраты времени, сил, и средств на автоматизацию, это последующее сокращение издержек на рутинных операциях, освобождение избыточных кадровых ресурсов, уменьшение влияния «человеческого фактора» на результат процесса и его качество.

2. Ломка

«Человек — верный раб привычек, и многие мелочи повседневной жизни  только кажутся ему существенно важными, а на самом деле они сделались такими единственно в результате привычки» (с)

Вы должны быть готовы к ломке сложившихся процессов.



Нельзя автоматизировать бардак.  Автоматизация – это оцифровывание хорошо организованных процессов.  Опытная компания не просто продаст вам ПО, но вникнет в суть деятельности, вместе с вами съест пуд соли, описывая лучшие алгоритмы прохождения документов, принятия решений, порядок выполнения задач и взаимодействия подразделений.
 
Руководитель должен понимать, что неизбежна ломка привычек. Руководитель должен хотеть этой ломки!

Задача руководителя – снизить затраты, повысить эффективность и контроль.  Требуется огромная человеческая и управленческая воля не идти на поводу возможного коллективного нежелания меняться. И такое нежелание обязательно последует. В большинстве случаев руководитель, как автор «реформы», сталкивается с явным или подсознательным противодействием  со стороны работников. 

Для этого есть несколько простых причин:

1. Боязнь дополнительной нагрузки. При этом ожидание последующих улучшений блокируется этой боязнью;
2. Страх грядущей «прозрачности» ошибок и бездействия перед руководством;
3. Ощущение собственной незаменимости в непрозрачном делопроизводстве и страх потерять этот «козырь»;
4. Лень и отсутствие мотивации – редкий работник бережет ресурсы работодателя, а время и рабочие руки – это деньги;

В период модернизации бизнес-процессов руководитель должен понимать и чувствовать мотивацию каждого, чье мнение или действия влияют на внедрение. Оценивайте информацию через призму выгод или опасений своих работников, и это поможет Вам сделать верные выводы. 

3. Управление и Контроль

Ключевой пункт.  Даже если руководитель точно знает, зачем он начинает модернизацию, точно знает какие функции делопроизводства он хочет усовершенствовать, итоговый результат в огромной степени зависит от лица компании, которому доверено вести процесс внедрения. 

Управление процессом внедрения информационных технологий должен осуществлять человек, понимающий масштаб задачи, владеющий стратегическими вопросами, мотивированный на результат деятельности всей компании, а не на выполнение одной конкретной обязанности внутри организации. 

Увы, часто менталитет и широта мысли работника ограничены рамками его персонального монитора. За этими рамками не видны стратегические планы по развитию предприятия и уж тем более по развитию сферы деятельности. Такой работник не будет способен объективно проанализировать влияние инноваций на все ответственные сегменты деятельности, теряя стратегические цели за узкими рамками понимания своих локальных задач.  

Надеемся, наш опыт поможет каждому руководителю или ответственному работнику взглянуть на процесс автоматизации с бОльшим пониманием, и пройти не простой путь внедрения успешно! 



Яндекс.Метрика